POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social: DESTEK COMERCIAL S.A.S
NIT: 900.305.711-3
Domicilio: Cra 60 No. 4G 53 - Bogotá D.C. - Colombia
Teléfono: 260 2281
Correo electrónico: diana.robayo@destekcomercial.com
Página web: www.destekcomercial.com

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales fue elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015, la Circular Externa No. 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás disposiciones complementarias y será aplicada por DESTEK COMERCIAL S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

Teniendo en cuenta la definición de la Ley, se aclara que en la presente política el concepto de “dato personal” se aplica única y exclusivamente a información referente a PERSONAS NATURALES.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; según las normas vigentes la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

FINALIDAD

A. CLIENTES Y PROVEEDORES

Para el curso normal de las relaciones comerciales con nuestros clientes y proveedores, mantenemos una base de datos de información de las empresas. Datos que son de naturaleza pública y no se consideran personales, tales como nombre o razón social, número del NIT, dirección, teléfonos y demás datos necesarios para facturación, cotizaciones y en general las operaciones del curso normal de nuestros negocios. Estos datos han sido suministrados voluntariamente por nuestros clientes y los interesados en nuestros productos.

DESTEK COMERCIAL S.A.S únicamente recolecta datos personales de personas que en su calidad de “funcionarios” de las empresas arriba mencionadas deben tener contacto con nuestros funcionarios para operaciones del curso normal de nuestros negocios. Estos datos personales se limitan a los datos de contacto dentro de cada empresa, a saber:

  • cargo
  • dirección de correo electrónico empresarial
  • teléfono directo, celular o extensión en la empresa

Para los Clientes o Proveedores que tienen la calidad de “persona natural” recolectamos los datos relacionados en su RUT respectivo, así como la información básica de contacto de sus funcionarios, arriba mencionada.

B. EMPLEADOS

Para cumplir las obligaciones laborales con nuestros empleados y, en general, para las actividades de desarrollo y promoción del recurso humano y la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, DESTEK COMERCIAL S.A.S mantiene una base de datos de los mismos, con datos personales relativos a su domicilio, nivel de escolaridad, experiencia laboral, cuenta bancaria de nómina, y datos familiares indispensables para las afiliaciones a las Empresas Prestadoras de Salud, Cajas de Compensación Familiar y Fondos de Pensiones y Cesantías. Estos datos personales han sido recolectados con la autorización explícita de los Titulares.

Asimismo, se mantiene, según lo establecen las normas de archivo empresarial, el archivo de personas que han sido empleados de la empresa y ya no están vinculadas.

TRATAMIENTO

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, DESTEK COMERCIAL S.A.S no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar el mismo , salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarlo a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de DESTEK COMERCIAL S.A.S.

DESTEK COMERCIAL S.A.S podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes; c) Informar sobre productos o servicios; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Ejecutar los procesos propios de la contabilidad de la empresa; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos de tipo comercial y/o educativo, con el fin de invitar, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por DESTEK COMERCIAL S.A.S; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de DESTEK COMERCIAL S.A.S: i) Solicitar servicios o productos de proveedores; j) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales en DESTEK COMERCIAL S.A.S se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de DESTEK COMERCIAL S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de DESTEK COMERCIAL S.A.S se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE DESTEK COMERCIAL S.A.S

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de DESTEK COMERCIAL S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de DESTEK COMERCIAL S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a revocar la autorización: cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

7. DEBERES DE DESTEK COMERCIAL S.A.S

Todos los obligados a cumplir esta política están obligados a cumplir los deberes que al respecto impone la ley.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio el derecho de habeas data; b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular: c) Informar de manera clara al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, si se usa un Encargado, sea veraz, completa, exacta actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información cuando sea necesario; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar al Encargado, si es el caso; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado; i) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política; k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad relativa a la protección de datos personales, y la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley vigente; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad relativa a la protección de datos personales y para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se estipula en ley vigente; h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, DESTEK COMERCIAL S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, con el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que DESTEK COMERCIAL S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

DESTEK COMERCIAL S.A.S solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

11. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

El ÁREA DE GERENCIA ADMINISTRATIVA de DESTEK COMERCIAL S.A.S será la responsable de atender las solicitudes, quejas y reclamos que formule el titular de los datos en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política. Para tales efectos, el titular o quien ejerza su representación podrá enviar su solicitud, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico diana.robayo@destekcomercial.com, llamar a la línea telefónica de DESTEK COMERCIAL S.A.S en Bogotá, teléfono (1) 260 2281, o radicarla en nuestra oficina ubicada en la Cra 60 No. 4G-53– Bogotá D.C. - Colombia.

Las solicitudes de consulta, actualización, supresión y rectificación de datos personales o cualquier otra, petición o reclamo relativos a estos, deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma para que envíe la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea resuelta. El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DESTEK COMERCIAL S.A.S procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.destekcomercial.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de datos y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de DESTEK COMERCIAL S.A.S

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, DESTEK COMERCIAL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

14. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de los Datos Personales fue creada el día 10 de julio de 2013 y entra en vigencia a partir del día 01 de agosto de 2013. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del sitio de Internet www.destekcomercial.com.

15. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La base de datos de DESTEK COMERCIAL S.A.S tendrá una vigencia igual a la existencia de DESTEK COMERCIAL S.A.S, puesto que su función es sólo para el uso del desarrollo de la Razón Social de la empresa.

DESTEK COMERCIAL S.A.S